إذا كنت من أولئك الذين تتطلب طبيعة عملهم التنقل بين المدن أو حتى الدول من فترة لأخرى، سواءً لحضور مؤتمرات، أو عقد الصفقات، أو تنفيذ مهام متعددة، فإنك حتمًا بحاجة إلى دليل يساعدك في التخطيط لرحلات عمل ناجحة.
لضمان تنظيم رحلة عمل مثالية وخالية من المتاعب، سنقدم لك في هذا المقال أبرز 6 نصائح ستساهم في تحقيق ذلك بنجاح.
التخطيط المسبق لجميع التفاصيل
يكمن نجاح أي رحلة أو خطوة قادمة في التخطيط الجيّد، وكلما كان التخطيط المسبق مفصلاً وواضحًا، كانت الرحلة سلسة وخالية من المشاكل، ويشمل التخطيط لرحلات العمل النقاط التالية:
تجهيز جميع الأوراق والوثائق
قبل كل شيء، تأكد من استعدادك للسفر من خلال تجهيز جميع أوراقك الثبوتية المهمة، تحقق من صلاحية جواز السفر وتأكد من عدم حاجتك إلى تأشيرة دخول للوجهة التي ستسافر إليها، أما إذا كنت بحاجة إلى تأشيرة، ابدأ بإجراءات التقديم قبل وقت كافٍ. اجمع أيضاً جميع الوثائق الضرورية لمهمتك المقبلة، مثل العقود، البيانات، وأوراق العمل.
دراسة متطلّبات وجهة الرحلة
هل ستذهب لمدينة تتميز بمناخ مختلف عن مدينتك؟ هل يتطلب التواجد فيها ارتداء ملابس معينة؟ هل هناك بعض القوانين والإجراءات التي يتم أخذها بعين الاعتبار قبل الذهاب إلى هناك؟ كل ذلك يجب دراسته والاستعداد له مسبقًا.
اختيار محلّ الإقامة وأماكن التواجد خلال الرحلة
من الضروري اختيار الفندق المناسب الذي ستقيم فيه خلال رحلتك، مع التأكد من أنه سيوفّر لك كل ما تحتاجه من المميزات أو وسائل الراحة، مثل قاعات الاجتماعات، والإنترنت عالي السرعة، والقرب من أماكن التواجد الأخرى، وغير ذلك. كما يفضّل أيضًا تحديد الأماكن التي ستذهب إليها لإتمام مهامك، بدلًا من تضييع الوقت في البحث عن أماكن مناسبة خلال رحلتك.
تحضير الأمتعة بذكاء
عند حزم الأمتعة لرحلة العمل، عليك أن تنتبه لبعض التفاصيل المهمة، ومنها مدة الرحلة، طبيعة المدينة التي ستذهب إليها، وطبيعة لقاءات العمل التي ستتواجد فيها، حتى تتمكّن من تحضير حقيبتك بذكاء، وتضمن إحضار كل ما ستحتاج إليه، بدون زيادة أو نقصان، مع مراعاة أن تكون الحقيبة صغيرة قدر الإمكان، وخفيفة وعملية، حتى لا تشكّل عائقًا أثناء الحركة والتنقّل.
قبل تحضير الحقيبة، عليك بتجهيز جميع الوثائق والأوراق التي ستحتاج إليها في رحلتك، ووضع كل ما يمكن أن يسهّل عليك مهام العمل، مثل الكمبيوتر المحمول، السماعات، الشاحن المتنقّل، وغيرها.
بالنسبة للملابس والأغراض الشخصية، ينبغي أن تكون مختارة بعناية ومفيدة. لذا، احرص على تضمين بعض الملابس الرسمية للقاءات العمل، إلى جانب ملابس مريحة للنوم أو للاستراحة في الفندق. من المهم أيضًا ألا تفرط في كمية الملابس؛ بل حدّد عدد القطع بناءً على مدة الرحلة وطبيعة المهام التي ستقوم بها، لضمان أن تكون حقيبتك عملية ومتوازنة.
إدارة وتنظيم الوقت
قبل أن تقع في فخّ سوء تنظيم الوقت، احرص على تحديد عدد الأيام بما يتناسب مع عدد المهام الموكلة إليك، بحيث يكون هناك متّسع من الوقت لإتمام ما ستقوم به، إلى جانب الحصول على وقت كافٍ للراحة. من المهم أيضًا وضع جدول زمني دقيق، يتضمّن جميع الاجتماعات واللقاءات وفترات الاستراحة وكافة الأنشطة الأخرى، مع الأخذ بعين الاعتبار المسافات من مكان لآخر، والوقت الذي سيحتاج إليه كل اجتماع أو لقاء، حتى لا تقع في مأزق ضيق الوقت، أو تجد الكثير من أوقات الفراغ.
الحرص على تسهيل الاتصالات طوال فترة الرحلة
حتى تتمكّن من إتمام مهام عملك خلال الرحلة بسهولة، ستحتاج إلى أن تبقى متاحًا طوال الوقت، وقادرًا على التواصل مع الآخرين بسهولة، لذا كن حريصًا على إيجاد أفضل وسيلة لاستخدام شبكة الإنترنت على هاتفك أو أجهزتك الإلكترونية الأخرى، وتأكد أنّ هاتفك مشحون بشكل كامل، ويمكنك حمل جهاز خاص لشحن الهاتف أثناء التجوال. من المهم أيضًا أن تكون لديك جميع الأرقام التي قد تحتاج للاتصال بها في البلد الذي ستتواجد فيه.
اختيار وسائل النقل المناسبة
يتوقف اختيار وسيلة النقل المناسبة على عدة عوامل، منها الوجهة، مدة الرحلة، والميزانية. ولكل وسيلة نقل مميزات وعيوب، لذا من الضروري اختيار الأنسب وفقًا لاحتياجاتك الخاصة في رحلة العمل.
فيما يتعلق بالطيران، فعليك البحث عن أفضل العروض والأسعار، ودراسة مميزات وخدمات كل شركة طيران متاحة، سواء كانت رحلة الطيران داخلية أو خارجية، واختيار ما يناسب احتياجاتك وميزانيتك، مع التأكد من ملائمة مواعيد الإقلاع والوصول بحيث لا تتعارض مع مواعيدك الشخصية أو اجتماعاتك.
أما فيما يتعلق بالتنقّل أثناء الرحلة، فمن الضروري التعرّف على وسائل النقل الداخلي، وتأمين المواصلات قبل السفر، خاصة إذا كان عليك التنقل بين عدة أماكن خلال الرحلة، أو إذا كنت ستستضيف بعض الزملاء أو الضيوف، وفي هذه الحالة لا غنى عن استئجار سيارة، حيث تعدّ هذه الطريقة أفضل ما يمكن القيام به، لضمان التحرّك داخل المدينة بسلاسة.
لماذا ننصحك أن تستأجر سيارة مع لومي؟ تعتبر خدمة تأجير السيارات من "لومي" الخيار الأمثل لرحلات العمل في السعودية. بفضل تطبيقها سهل الاستخدام المتوفر على أجهزة أندرويد وأجهزة iOS ، يمكنك حجز السيارة التي تناسبك بكل سهولة ومرونة من الموقع الإلكتروني أو من التطبيق، سواءً كانت سيارة اقتصادية أو فاخرة. قم بتنزيل تطبيق لومي الآن واستمتع بتجربة قيادة مريحة وآمنة في جميع أنحاء المملكة.
إدارة النفقات
تعدّ النفقات من التحديات الرئيسية التي يمكن أن تواجهها في رحلات العمل، حيث تحتاج لتخطيط مالي دقيق وشامل حتى تتفادى أي مشاكل غير متوقعة، ولذلك احرص على إعداد ميزانية السفر، وحساب جميع النفقات المتوقعة، بما في ذلك تكاليف السفر والإقامة وإيجار السيارة وغير ذلك، مع تخصيص مبلغ معين للنفقات الطارئة أو غير المتوقعة.
عليك أيضًا تنظيم المدفوعات وتحديد ما إذا كنت ستستخدم المبالغ النقدية أم بطاقات الدفع أو غيرها، مع ضرورة مراعاة عدم الخروج عن الميزانية المحددة للرحلة.
